V súčasnom rýchlo sa meniacom digitálnom svete sa digitalizácia dokumentov stáva nevyhnutnosťou, a to nielen v korporátnom sektore, ale aj v bežnom živote. Kým niektoré spoločnosti už urobili krok vpred a prešli na elektronickú formu dokumentov, mnoho iných ešte váha. V tomto článku sa pokúsime odpovedať na otázku, prečo je digitalizácia účtovných a iných dokumentov dôležitá a ako postupovať pri ich triedení a digitalizácii.

Prečo je nevyhnutné digitalizovať dokumenty?

Efektívnosť a Produktivita: Elektronické dokumenty môžu byť rýchlo a ľahko vyhľadávané. Predstavte si, že máte na dosah všetky potrebné informácie namiesto listovania stohmi papierov.
Ušetrenie priestoru: Papierové dokumenty zaberajú fyzický priestor. Po digitalizácii môžu byť archivované na cloude alebo na hard drive, a tak uvoľniť cenný priestor v kancelárii.
Bezpečnosť: Elektronické kopie sú menej náchylné na poškodenie, straty alebo krádež. S modernými bezpečnostnými technológiami môžete dokumenty šifrovať a chrániť pred neoprávneným prístupom.
Udržateľnosť: Menej papiera znamená menej výrubu stromov a menší dopad na životné prostredie.
Jednoduchšia spolupráca: Elektronické súbory sú ľahšie zdieľateľné medzi kolegami, čo umožňuje rýchlejšiu a efektívnejšiu spoluprácu.
Zákonné predpisy: V niektorých jurisdikciách už existujú predpisy týkajúce sa elektronickej archivácie Dokumentov, čo môže byť dôvodom pre ich digitalizáciu.

Ako triediť a digitalizovať dokumenty?

Stanovte priority: Začnite s najdôležitejšími dokumentmi. V prípade účtovných Dokumentov to môžu byť napríklad daňové priznania, výkazy ziskov a strát alebo faktúry.
Vyberte vhodný skener: Existujú špecializované skenery pre rôzne druhy dokumentov. Uistite sa, že váš skener môže skenovať vo vysokom rozlíšení a formáte, ktorý potrebujete.
Používajte OCR technológiu: OCR (Optické rozpoznávanie znakov) umožňuje prevod skenovaných obrazov na upraviteľný a vyhľadávateľný text.
Názvoslovie súborov: Vytvorte systém názvoslovia pre vaše súbory, aby ste ich ľahko identifikovali a vyhľadávali. Môžete zahrnúť dátum, typ dokumentu a iné relevantné informácie.
Zabezpečte vaše súbory: Použite heslá a šifrovanie na ochranu citlivých informácií. Zvažte aj zálohovanie dát na viacerých miestach.
Zvážte použitie správcu dokumentov: Softvér na správu dokumentov vám môže pomôcť triediť, ukladať a vyhľadávať vaše digitálne dokumenty efektívne.

Najnovšie trendy:

Cloudové riešenia

Umožňujú ukladanie a správu dokumentov na vzdialených serveroch, čo zvyšuje ich bezpečnosť a dostupnosť. Eliminuje sa tak potreba fyzického skladovania a používatelia majú rýchly prístup k dokumentom z rôznych zariadení.

Príklady cloudových riešení:

Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, Box, OneDrive for Business, Evernote Business, Citrix ShareFile.

Prispôsobivosť mobilným zariadeniam

Mobilné telefóny sú v dnešnej digitálnej dobe veľmi dôležité. Aj pri vývoji webových stránok sa uplatňuje princíp “mobile first”. Mobilná prispôsobivosť je tiež dôležitá pri správe dokumentov. Umožňuje flexibilitu práce.

Používanie vhodných nástrojov na správu dokumentov

Výber vhodných nástrojov je kľúčovým krokom pre efektívnu digitalizáciu. Tieto inštrumenty umožňujú systematický a štruktúrovaný prístup k evidencii, ukladaniu a zdieľaniu digitálnych dokumentov. Pri výbere je dôležité zvážiť niekoľko kritérií, ktoré ovplyvnia ich účinnosť a schopnosť integrovať sa do firemných procesov.

Automatizácia procesov

Vhodné nástroje na správu dokumentov by mali ponúkať možnosť automatizácie opakujúcich sa úloh, čo zvyšuje efektivitu práce. Tým zamestnanci môžu využiť svoj čas efektívnejšie a sústrediť sa na kľúčové úlohy.

Kategorizácia a indexovanie

Efektívne nástroje by mali umožňovať jednoduchú kategorizáciu a indexovanie dokumentov podľa rôznych kritérií, ako sú typ dokumentu, dátum alebo príslušný projekt. Toto uľahčuje rýchle a presné vyhľadávanie potrebných informácií.

Bezpečnosť a práva prístupu

Bezpečnosť dokumentov je kľúčovým aspektom. Vhodné nástroje by mali umožňovať nastavenie práv prístupu na rôznych úrovniach, čím sa minimalizuje riziko neoprávneného prístupu k citlivým informáciám.

Integrácia s existujúcimi systémami

Pre dosiahnutie optimálnej efektivity je dôležité, aby nástroje na správu dokumentov boli schopné integrovať sa s existujúcimi firemnými systémami a softvérom. Tým sa zabezpečí jednotný tok informácií a minimalizuje sa potreba manuálnej duplikácie údajov.

Integrácia so sociálnymi sieťami

Digitálna archivácia umožňuje jednoduché zdieľanie naskenovaného obsahu prostredníctvom sociálnych médií, čo môže zrýchliť tok informácií a prispieť k rýchlejšiemu rozhodovaniu.

Škálovateľnosť

Škálovateľnosť v kontexte správy dokumentov znamená schopnosť systému prispôsobiť sa rastúcemu objemu informácií a potrebám organizácie. Ide o kľúčový faktor, ktorý zabezpečuje, že nástroje na správu dokumentov sú schopné udržať krok s dynamickým rozvojom a zmenami v podnikovom prostredí.

Transparentnosť a dialóg so zákazníkom

Transparentnosť a otvorený dialóg so zákazníkom sú základom zdravých vzťahov medzi firmou a zákazníkmi. Tieto aspekty nie sú dôležité len pre budovanie dôvery, ale tiež pre zlepšenie celkového zážitku zákazníka. Dôležité je dodržiavať pravidlo “Náš zákazník, náš pán”.

Dôraz na bezpečnosť

Bezpečnosť je neoddeliteľnou súčasťou procesu digitálnej transformácie, najmä pri správe dokumentov, ktoré môžu mať právny význam. Bez nej by žiadna digitálna inovácia nebola možná, pretože je spojená s ochranou citlivých a dôležitých informácií.

Používanie najnovších technologických štandardov na šifrovanie, ukladanie a prenos dát zabezpečuje, že digitálne dokumenty sú chránené pred neoprávneným prístupom. Špecializované spoločnosti (napr. Doxee) môžu poskytovať vysokú úroveň špecializovaných technologických riešení.

Digitalizácia dokumentov zlepšuje zamestnaneckú skúsenosť

Digitalizácia dokumentov prináša výrazné zlepšenie zamestnaneckej skúsenosti, čo ovplyvňuje kvalitu pracovného života a prispieva k získaniu a udržaniu kvalifikovaných zamestnancov. Zvyšuje celkový technologický štandard v organizácii. Personalizované platformy a vylepšené pracovné postupy redukujú administratívne zaťaženie a umožňujú zamestnancom efektívnejšie plnenie ich úloh.

Záver

V závere je dôležité zdôrazniť, že digitalizácia Dokumentov je investíciou do budúcnosti vašej spoločnosti. Nielenže ušetríte čas a prostriedky, ale aj zlepšíte produktivitu a bezpečnosť svojich informácií. Ako pri každom veľkom projekte, plánovanie a strategický prístup sú kľúčom k úspechu.

Sledujte nás aj na sociálnych sieťach, aby vám už nič neuniklo 🙂