Združenie podnikateľov Slovenska to nazvalo najväčšou procesnou zmenou od zavedenia eura. Od 1. januára 2027 bude elektronická fakturácia povinná pre každého platiteľa DPH na Slovensku. Ak ešte nemáte upravené systémy, mali by ste čím skôr začať.

Paperless prístup

Ak si tento termín preložíme do slovenčiny, znamená to ,,bez papiera“. Môžeme to použiť na opis pracoviska, ktoré zo svojej prevádzky vylúčilo fyzické dokumenty, ale taktiež aj na označenie metód, pomocou ktorých môžu spoločnosti zvýšiť efektívnosť vďaka prechodu na elektronické fungovanie.

Takýto prístup má viacero výhod:

• Zníženie nákladov.
• Odstránenie potreby skenovania spisov.
• Úspora času aj energie.

Väčšinou sa takýto prístup zavádza postupne.  Automatizácia agendy umožní firme zaviesť špecializovaný softvér, nastaviť procesy a odstrániť potrebu fyzických papierov.

Prínosy

Digitalizácia výrazne zvyšuje produktivitu aj úsporu nákladov. Zároveň má aj merateľný ekologický dopad. Podľa odhadov nemeckého združenia eco by úplná digitalizácia fakturácie v EÚ ušetrila až 250 000 ton papiera ročne. E-shop s 10 000 objednávkami ročne vygeneruje 10 000 faktúr, ktoré pri vytlačení v troch kópiách (alebo pri rozsahu 3 strán na doklad) predstavujú 30 000 hárkov papiera. Len kvôli faktúram.

Ekologický prínos je taktiež merateľný. Jedna papierová faktúra  vyprodukuje približne 40 gramov CO₂ — čo zahŕňa tlač, doručenie aj archiváciu, doručenie aj archiváciu. Pre obchod s 10 000 objednávkami ročne to znamená 400 kg emisií len kvôli faktúram.

Štúdia Aalto University zistila, že prechod na e-faktúry znižuje uhlíkovú stopu fakturácie o 63 %. Inak povedané: z každého milióna odoslaných e-faktúr sa ušetrí takmer 19 ton CO₂.

Príprava na zavedenie                          

• Audit postupov a klasifikácia záznamov: Zmapujte, kde všade sa papier ešte používa. Sústreďte sa na kritické oblasti, ako fakturácia, podpisovanie zmlúv, nákupné schvaľovanie či internú komunikáciu. Kategorizácia podľa významu (finančné, právne, personálne) uľahčí rozhodovanie o tom, kde začať s digitalizáciou a čo bude potrebné upraviť.
• Stanovenie cieľov a KPI: Určite si merateľné ciele. Definujte očakávané výhody (napr. úspora peňažných prostriedkov, zlepšenie ochrany osobných údajov, ekologický prínos) a sledujte ich plnenie. Vďaka tomu budete vedieť, pre aké nástroje sa rozhodnúť.
• Legislatívna príprava: Overte si právne požiadavky. Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná e-fakturácia pre všetkých platiteľov DPH.
• Platí tiež nariadenie EÚ eIDAS (č. 910/2014, novelizované nariadením 2024/1183), ktoré elektronickému podpisu — najmä kvalifikovanému — priznáva rovnakú právnu váhu ako vlastnoručnému. Zároveň si ujasnite pravidlá archivovania – Účtovné doklady je povinné uchovávať 10 rokov od vystavenia v súlade so zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.
• Výber technológií a nástrojov: Na základe auditu vyberte vhodné systémy. Použite moderný DMS (Document Management System) so štruktúrovaným indexovaním, vyhľadávaním a verziami súborov (napr. DocuWare, M-Files).  Zvážte aj nástroje na automatizáciu procesov (napr. Zapier, Power Automate) a bezpečné úložiská v cloude (Google Drive, OneDrive) pre synchronizovaný prístup. V tejto fáze pripravte aj testovacie prostredie a overte kompatibilitu nových nástrojov s existujúcou infraštruktúrou.

Päť dôležitých krokov

Krok 1: Urobte podrobný audit

Väčšina e-shopov stále pracuje s fyzickými papiermi pri vystavovaní faktúr, spracovaní reklamácií, evidencii skladu či podpisovaní zmlúv.  Dôležité je identifikovať, ktoré záznamy vznikajú pravidelne a na čo míňate najviac času. Zároveň si musíte určiť priority.

Krok 2: Zaveďte e-faktúry a e-dokumenty

Pri e-shopoch je tento krok povinný. Namiesto tlačenia týchto dokladov, ich podpisovania a archivácie v šanónoch môže takýto obchod generovať súbory vo formáte PDF alebo XML, a odosielať ich zákazníkom okamžite po objednávke.

Keď účtovný systém komunikuje so skladom aj platobnou bránou, faktúry sa generujú automaticky a chyby z ručného prepisovania miznú. Tým sa výrazne znižuje počet manuálnych chýb a zrýchľuje sa spracovanie.

Veľkou výhodou je aj jednoduchšie skladovanie spisov. Súbory potom možno ukladať do cloudových úložísk alebo DMS, kde sú rýchlo vyhľadateľné a bezpečne zálohované. Pred samotnou archiváciou sa oplatí overiť kvalitu existujúcich záznamov – čistenie a migrácia dát do nového systému predíde problémom s duplicitami a neúplnými informáciami.

Krok 3: Používajte elektronické podpisy a digitálne zmluvy

Mnohí podnikatelia stále používajú zmluvy len kvôli podpisu. No s pomocou elektronického podpisu je možné podpisovať aj dokumenty, ktoré existujú iba online.

Takéto podpisovanie zároveň umožňuje lepšiu evidenciu, automatické archivovanie a jednoduchšie dohľadanie histórie zmien. Je to kľúčový nástroj digitálnej transformácie a moderného e-commerce prostredia.

Krok 4: Automatizujte svoju činnosť a prepojte systémy

Paperless naplno funguje až vtedy, keď sú jednotlivé systémy navzájom prepojené a väčšina procesov prebieha on-line. Moderné subjekty tohto typu preto prepájajú e-shop platformu, skladový softvér, účtovníctvo, CRM a logistiku do jedného ekosystému.

Veľkým prínosom je aj párovanie platieb z platobných brán, ako sú Stripe alebo PayPal. Automatizácia účtovníctva výrazne znižuje finančnú záťaž vďaka eliminácii manuálneho spracovania údajov.

Krok 5: Legislatívny súlad

Posledným krokom paperless transformácie je správne nastavenie uchovávania  záznamov a splnenie legislatívnych požiadaviek. Je to potrebné robiť tak, aby bola zabezpečená ich čitateľnosť, integrita a ochrana pred stratou alebo neoprávnenou úpravou.

Firmy preto využívajú cloudové úložiská, zálohovanie dát a profesionálne DMS s riadením prístupových práv. Dôležité je aj používanie štandardizovaných formátov (napríklad PDF/A).

Odborné štúdie upozorňujú, že skrátenie časového odstupu medzi transakciou a jej nahlásením daňovým orgánom, spolu so štandardizáciou fakturačných dát, výrazne zlepšuje detekovateľnosť podvodov a znižuje priestor na daňové úniky. Práve to je jadrom reformy ViDA, ktorá do roku 2030 zavedie povinný digitálny reporting pre B2B transakcie v rámci EÚ.

Slovensko

Košická fitness značka GymBeam  v roku 2024 spustila automatizovaný sklad s 32 robotmi R5 PRO — prvými svojho druhu v CEE regióne — s kapacitou viac ako 22 000 zásobníkov. Investícia vo výške takmer 6 miliónov eur priniesla automatizáciu 80 % objednávok a rekord 22 263 expedovaných kusov za jediný deň. Zákazníkom pritom GymBeam daňový doklad posiela výlučne elektronicky, na e-mail — žiadna tlač, žiadny papier.