Združenie podnikateľov Slovenska to nazvalo najväčšou procesnou zmenou od zavedenia eura. Od 1. januára 2027 bude elektronická fakturácia povinná pre každého platiteľa DPH na Slovensku. Ak ešte nemáte upravené systémy, mali by ste čím skôr začať.

Čo je elektronická faktúra a prečo končí éra PDF

Tu je najdôležitejší rozdiel, ktorý mnohých prekvapí: e-faktúra nie je PDF. Doteraz väčšina podnikateľov vystavila faktúru vo Worde či Exceli, uložila ju do PDF a poslala e-mailom. 

Od roku 2027 takýto súbor už nebude platný daňový doklad — oficiálnou faktúrou bude štruktúrovaný elektronický údaj vo formáte XML, ktorý dokáže automaticky prečítať softvér na oboch stranách. PDF zostane nanajvýš ako vizuálna príloha pre ľudské oko.

Hľadisko	PDF faktúra	XML e-faktúra (EN 16931)
Charakter	Vizuálny dokument / „obrázok"	Štruktúrované, strojovo čitateľné dáta
Spracovanie	Ručné prepisovanie do systému	Automatické — systém číta dáta priamo
Status od 1. 1. 2027	Iba príloha / vizualizácia	Jediný platný daňový doklad (tuzemské B2B a B2G)
Odoslanie	E-mail	Sieť Peppol cez Digitálneho poštára
Oznámenie FS	Manuálne kontrolné výkazy	Automatický e-reporting v reálnom čase
Riziko chyby	Vyššie (ručný prepis)	Nižšie (validácia formátu)

Technické pozadie: XML, norma EN 16931 a sieť Peppol

Formát XML a norma EN 16931. E-faktúra musí byť vyhotovená v jednotnom formáte XML podľa európskej normy EN 16931 (kompatibilnej so štandardom Peppol BIS). Vďaka jednotnej štruktúre je čitateľná pre rôzne účtovné a ERP systémy aj pre štát — nezávisle od použitého softvéru.

Čo je Peppol a Digitálny poštár. Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) je medzinárodná sieť na bezpečnú a automatizovanú výmenu e-faktúr. Slovensko stavia model, v ktorom faktúry neputujú cez centrálny štátny server (ako napr. v Taliansku), ale priamo medzi firmami cez certifikovaných sprostredkovateľov. Takýto sprostredkovateľ je Digitálny poštár — certifikovaný prístupový bod do siete Peppol, ktorý faktúru skontroluje, doručí príjemcovi a zároveň odošle údaje Finančnej správe.

E-reporting — oznamovanie v reálnom čase. Druhou nohou reformy je digitálne oznamovanie údajov z faktúr. Údaje sa Finančnej správe budú odosielať automatizovane, v reálnom čase, a postupne nahradia dnešné kontrolné a súhrnné výkazy.

Koho sa povinná elektronická fakturácia týka

Od 1. januára 2027 sa povinnosť e-faktúry dotkne všetkých zdaniteľných osôb. Neplatitelia DPH (s obratom pod 49 790 EUR) sú oslobodení od povinnosti e-faktúry vystavovať, avšak majú povinnosť ich elektronicky prijímať (napr. cez nástroj typu Digitálny poštár), ak ich dodávateľom je platiteľ DPH.

Čo zaviedol nový zákon o DPH (385/2025 Z. z.)

Legislatíva už nie je návrh — je to platný a podpísaný zákon. Národná rada SR schválila novelu zákona o DPH 9. decembra 2025, prezident ju podpísal 16. decembra 2025 a v Zbierke zákonov bola vyhlásená 19. decembra 2025 ako zákon č. 385/2025 Z. z. (novela zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH). Účinnosť je rozdelená do troch fáz (zdroj: SKDP, Forvis Mazars):

• 1. 1. 2026 — prechodné obdobie. Rok 2026 slúži na prípravu a dobrovoľné testovanie systémov.
• 1. 1. 2027 — ostrý štart. Povinná e-fakturácia pre tuzemské B2B a B2G transakcie + oznamovanie údajov Finančnej správe.
• 1. 7. 2030 — rozšírenie. Povinnosť sa rozšíri aj na cezhraničné transakcie v rámci reformy ViDA (VAT in the Digital Age).

Paperless prístup

Ak si tento termín preložíme do slovenčiny, znamená to ,,bez papiera“. Môžeme to použiť na opis pracoviska, ktoré zo svojej prevádzky vylúčilo fyzické dokumenty, ale taktiež aj na označenie metód, pomocou ktorých môžu spoločnosti zvýšiť efektívnosť vďaka prechodu na elektronické fungovanie.

Takýto prístup má viacero výhod:

• Zníženie nákladov.
• Odstránenie potreby skenovania spisov.
• Úspora času aj energie.

Väčšinou sa takýto prístup zavádza postupne.  Automatizácia agendy umožní firme zaviesť špecializovaný softvér, nastaviť procesy a odstrániť potrebu fyzických papierov.

Prínosy

Digitalizácia výrazne zvyšuje produktivitu aj úsporu nákladov. Zároveň má aj merateľný ekologický dopad. Podľa odhadov nemeckého združenia eco by úplná digitalizácia fakturácie v EÚ ušetrila až 250 000 ton papiera ročne. E-shop s 10 000 objednávkami ročne vygeneruje 10 000 faktúr, ktoré pri vytlačení v troch kópiách (alebo pri rozsahu 3 strán na doklad) predstavujú 30 000 hárkov papiera. Len kvôli faktúram.

Ekologický prínos je taktiež merateľný. Jedna papierová faktúra  vyprodukuje približne 40 gramov CO₂ — čo zahŕňa tlač, doručenie aj archiváciu, doručenie aj archiváciu. Pre obchod s 10 000 objednávkami ročne to znamená 400 kg emisií len kvôli faktúram.

Štúdia Aalto University zistila, že prechod na e-faktúry znižuje uhlíkovú stopu fakturácie o 63 %. Inak povedané: z každého milióna odoslaných e-faktúr sa ušetrí takmer 19 ton CO₂.

Príprava na zavedenie                          

• Audit postupov a klasifikácia záznamov: Zmapujte, kde všade sa papier ešte používa. Sústreďte sa na kritické oblasti, ako fakturácia, podpisovanie zmlúv, nákupné schvaľovanie či internú komunikáciu. Kategorizácia podľa významu (finančné, právne, personálne) uľahčí rozhodovanie o tom, kde začať s digitalizáciou a čo bude potrebné upraviť.
• Stanovenie cieľov a KPI: Určite si merateľné ciele. Definujte očakávané výhody (napr. úspora peňažných prostriedkov, zlepšenie ochrany osobných údajov, ekologický prínos) a sledujte ich plnenie. Vďaka tomu budete vedieť, pre aké nástroje sa rozhodnúť.
• Legislatívna príprava: Overte si právne požiadavky. Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná e-fakturácia pre všetkých platiteľov DPH.
• Platí tiež nariadenie EÚ eIDAS (č. 910/2014, novelizované nariadením 2024/1183), ktoré elektronickému podpisu — najmä kvalifikovanému — priznáva rovnakú právnu váhu ako vlastnoručnému. Zároveň si ujasnite pravidlá archivovania – Účtovné doklady je povinné uchovávať 10 rokov od vystavenia v súlade so zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Z. z.
• Výber technológií a nástrojov: Na základe auditu vyberte vhodné systémy. Použite moderný DMS (Document Management System) so štruktúrovaným indexovaním, vyhľadávaním a verziami súborov (napr. DocuWare, M-Files).  Zvážte aj nástroje na automatizáciu procesov (napr. Zapier, Power Automate) a bezpečné úložiská v cloude (Google Drive, OneDrive) pre synchronizovaný prístup. V tejto fáze pripravte aj testovacie prostredie a overte kompatibilitu nových nástrojov s existujúcou infraštruktúrou.

Päť dôležitých krokov

Krok 1: Urobte podrobný audit

Väčšina e-shopov stále pracuje s fyzickými papiermi pri vystavovaní faktúr, spracovaní reklamácií, evidencii skladu či podpisovaní zmlúv.  Dôležité je identifikovať, ktoré záznamy vznikajú pravidelne a na čo míňate najviac času. Zároveň si musíte určiť priority.

Krok 2: Zaveďte e-faktúry a e-dokumenty

Pri e-shopoch je tento krok povinný. Namiesto tlačenia týchto dokladov, ich podpisovania a archivácie v šanónoch môže takýto obchod generovať súbory vo formáte PDF alebo XML, a odosielať ich zákazníkom okamžite po objednávke.

Keď účtovný systém komunikuje so skladom aj platobnou bránou, faktúry sa generujú automaticky a chyby z ručného prepisovania miznú. Tým sa výrazne znižuje počet manuálnych chýb a zrýchľuje sa spracovanie.

Veľkou výhodou je aj jednoduchšie skladovanie spisov. Súbory potom možno ukladať do cloudových úložísk alebo DMS, kde sú rýchlo vyhľadateľné a bezpečne zálohované. Pred samotnou archiváciou sa oplatí overiť kvalitu existujúcich záznamov – čistenie a migrácia dát do nového systému predíde problémom s duplicitami a neúplnými informáciami.

Krok 3: Používajte elektronické podpisy a digitálne zmluvy

Mnohí podnikatelia stále používajú zmluvy len kvôli podpisu. No s pomocou elektronického podpisu je možné podpisovať aj dokumenty, ktoré existujú iba online.

Takéto podpisovanie zároveň umožňuje lepšiu evidenciu, automatické archivovanie a jednoduchšie dohľadanie histórie zmien. Je to kľúčový nástroj digitálnej transformácie a moderného e-commerce prostredia.

Krok 4: Automatizujte svoju činnosť a prepojte systémy

Paperless naplno funguje až vtedy, keď sú jednotlivé systémy navzájom prepojené a väčšina procesov prebieha on-line. Moderné subjekty tohto typu preto prepájajú e-shop platformu, skladový softvér, účtovníctvo, CRM a logistiku do jedného ekosystému.

Veľkým prínosom je aj párovanie platieb z platobných brán, ako sú Stripe alebo PayPal. Automatizácia účtovníctva výrazne znižuje finančnú záťaž vďaka eliminácii manuálneho spracovania údajov.

Krok 5: Legislatívny súlad

Posledným krokom paperless transformácie je správne nastavenie uchovávania  záznamov a splnenie legislatívnych požiadaviek. Je to potrebné robiť tak, aby bola zabezpečená ich čitateľnosť, integrita a ochrana pred stratou alebo neoprávnenou úpravou.

Firmy preto využívajú cloudové úložiská, zálohovanie dát a profesionálne DMS s riadením prístupových práv. Dôležité je aj používanie štandardizovaných formátov (napríklad PDF/A).

Odborné štúdie upozorňujú, že skrátenie časového odstupu medzi transakciou a jej nahlásením daňovým orgánom, spolu so štandardizáciou fakturačných dát, výrazne zlepšuje detekovateľnosť podvodov a znižuje priestor na daňové úniky. Práve to je jadrom reformy ViDA, ktorá do roku 2030 zavedie povinný digitálny reporting pre B2B transakcie v rámci EÚ.

Slovensko

Košická fitness značka GymBeam  v roku 2024 spustila automatizovaný sklad s 32 robotmi R5 PRO — prvými svojho druhu v CEE regióne — s kapacitou viac ako 22 000 zásobníkov. Investícia vo výške takmer 6 miliónov eur priniesla automatizáciu 80 % objednávok a rekord 22 263 expedovaných kusov za jediný deň. Zákazníkom pritom GymBeam daňový doklad posiela výlučne elektronicky, na e-mail — žiadna tlač, žiadny papier.